Comida de empresa de Navidad: guía para organizarla
Fecha, formato, dietas, actividades y un repaso a lo que dice la normativa fiscal sobre estos gastos. Una guía práctica para que la celebración de Navidad de tu empresa salga redonda y sin sobresaltos.
Cada otoño llega la misma pregunta a los departamentos de recursos humanos y a las gerencias de las pymes: ¿qué hacemos este año para Navidad? Una comida o cena de empresa parece sencilla, pero con un equipo de perfiles distintos, agendas apretadas y un presupuesto que cuidar, conviene tener un plan. Esta guía reúne lo que suele marcar la diferencia entre una celebración que se recuerda con cariño y otra que solo se aguanta.
Empieza por el objetivo de la celebración
Antes de mirar salones o menús, respondan a una pregunta: ¿para qué queremos reunirnos? Las respuestas más habituales son agradecer el trabajo del año, reforzar el ambiente entre departamentos o dar la bienvenida a las personas que se han incorporado hace poco. Cada objetivo pide un formato distinto:
Agradecer y cerrar el año: una comida o cena tranquila, con un breve discurso y quizá un detalle para el equipo.
Reforzar vínculos: una actividad compartida antes de sentarse a la mesa, como un juego por equipos o un escape room adaptado a vuestra empresa.
Integrar a los nuevos: mesas mezcladas, dinámicas de presentación y una organización que evite que cada departamento se quede en su rincón.
Tener claro el objetivo ayuda también a defender el presupuesto ante dirección y a decidir qué se puede recortar sin que la celebración pierda sentido.
Fecha y hora: piensa en toda la plantilla
Diciembre es un mes con muchas agendas cruzadas: cierres contables, campañas, vacaciones escolares y celebraciones familiares. Algunas ideas para acertar con la fecha:
Consulta con antelación. Preguntar con semanas de margen evita que la fecha se decida "a la desesperada" y que falte gente clave.
Piensa en quien tiene hijos pequeños o desplazamientos largos. Una comida se concilia mejor que una cena tardía.
Evita los días de máxima carga de trabajo. Si hay un cierre de ejercicio o una entrega importante, mejor otra fecha.
Deja margen para el traslado. Si el equipo trabaja en sedes distintas, valora un punto de encuentro accesible en transporte público.
Si vuestro equipo está repartido por Sevilla y su provincia, un espacio con buena comunicación y aparcamiento cercano quita muchos quebraderos de cabeza.
Elige el formato que encaja con vuestro equipo
No todas las plantillas quieren lo mismo. Estos son los formatos más habituales:
Formato | Ideal para | A tener en cuenta |
|---|---|---|
Comida o cena sentados | Equipos que quieren conversar y desconectar | Cuidar la distribución de mesas y los tiempos entre platos |
Cóctel o picoteo | Equipos grandes o que se mueven mucho | Asegurar sitios para sentarse y opciones para todas las dietas |
Actividad + comida | Equipos que necesitan cohesión | Elegir una actividad inclusiva y sin presión competitiva excesiva |
Fiesta con música | Plantillas jóvenes o muy sociables | Definir horario y cuidar el volumen para no expulsar a quien quiere hablar |
Si queréis combinar comida y ambiente de fiesta, en Servicios para Adultos se pueden contratar por separado DJ con o sin animador, fotomatón o videomatón y mesa dulce, según lo que necesitéis.
Dietas, alergias y bebidas: pregunta antes de reservar
Es el detalle que más se olvida y el que más incomoda cuando falla. Envía a la plantilla un formulario breve preguntando por alergias, intolerancias, dietas vegetarianas o veganas y otras necesidades. Después, traslada esa información por escrito al restaurante o al servicio de catering y pide que confirmen por escrito cómo van a gestionarla.
Piensa también en quien no bebe alcohol: una carta de bebidas sin alcohol digna evita que la celebración gire en torno al brindis. Y si hay traslados en coche, es buena idea ofrecer alternativas de transporte.
Una actividad que rompa el hielo
Una comida en la que cada persona se sienta con quien ya conoce puede resultar plana. Una actividad breve antes o después ayuda a mezclar equipos y a que la gente hable con compañeros con los que rara vez coincide. Algunas opciones:
Un juego de pistas o un reto por equipos mixtos.
Un taller creativo, por ejemplo de pintura.
Un juego de preguntas sobre el año de la empresa, con premios simbólicos.
Si os interesa una propuesta más elaborada, en Eventos Corporativos trabajamos actividades de team building y escape rooms personalizados a las necesidades de cada empresa.
Lo que dice la normativa fiscal (a grandes rasgos)
Las comidas y cenas de empresa tienen una vertiente fiscal que conviene conocer, aunque cada caso tiene sus matices y lo prudente es consultarlo con vuestro asesor. Estos son dos puntos que se pueden comprobar en el texto de las leyes:
IVA. El artículo 96 de la Ley 37/1992 del IVA recoge entre las cuotas que no se pueden deducir las soportadas por servicios de hostelería y restaurante y por bienes o servicios destinados a atenciones a clientes, asalariados o terceras personas. La propia ley prevé excepciones en su apartado dos, así que hay que revisar cada supuesto.
Impuesto sobre Sociedades. El artículo 15.e de la Ley 27/2014 aclara que los gastos que, según los usos y costumbres, se realizan con el personal de la empresa no se consideran donativos o liberalidades, y que las atenciones a clientes o proveedores tienen un límite de deducibilidad del 1 % del importe neto de la cifra de negocios.
Esto es una información general, no asesoramiento fiscal: pide siempre confirmación a tu gestoría o asesor antes de cerrar el presupuesto y guarda las facturas con todos los datos de la empresa.
Confidencialidad y fotos: acordadlo desde el principio
En muchas empresas no todo el mundo quiere aparecer en redes sociales o en la intranet. Aclara desde el inicio si se van a hacer fotos, quién las verá y dónde se publicarán, y ofrece la posibilidad de no salir en ellas. En Betta Eventos, si el cliente lo solicita, no se publica ninguna imagen de los servicios prestados en eventos privados, y se mantiene la privacidad de la información confidencial que la empresa deba facilitarnos.
Lista rápida para no olvidar nada
Objetivo de la celebración y presupuesto orientativo aprobado.
Fecha consultada con la plantilla y espacio reservado con antelación.
Formulario de dietas y alergias enviado y trasladado por escrito al proveedor.
Actividad o animación elegida y confirmada.
Plan de transporte y horario de cierre acordado.
Criterio de fotos y comunicación interna definido.
Facturación revisada con la gestoría.
Y ahora, ¿cómo lo montamos?
Una buena celebración de Navidad no depende de gastar más, sino de que cada detalle esté pensado para las personas que van a estar allí. Si quieres que te ayudemos a diseñar la vuestra, cuéntanos cuántos sois y qué buscáis desde la página de contacto y te preparamos una propuesta a medida. Y si antes quieres inspirarte, echa un vistazo a nuestra galería de eventos.
